OSA : Une journée au paradis des expérimentations !
Nous arrivons à la fin de notre série d’articles sur l’open space agility. Nous vous conseillons de commencer par les deux articles précédents avant d’attaquer celui-ci. Nous vous présentons ici le déroulement de la journée, ainsi que les next step. Et nous terminerons par des astuces vraiment géniales just for you! 

Jour J (Déroulement) :
A partir d’ici, vous retrouverez le récit d’une journée type d’un atelier OSA.

Nous sommes arrivés très tôt le matin, vers 7h30, pour installer et préparer les lieux. Nous avons d’abord installé la fresque dans la salle principale où les chaises étaient posées en cercle. Nous avons collé les posters ainsi que des canevas dans toutes les salles de discussion et sur tous les murs.

Les participants ont commencé à arriver vers 9h pour prendre le petit déjeuner et se préparer pour cette journée d’idéation et d’expérimentation.

Rassemblement
Nous avons réuni tout le monde dans la salle principale en cercle. J’ai commencé par l’explication des règles de la journée puis notre sponsor a rappelé la question.
Un temps a été consacré au recueil des questions des participants. Puis nous leur avons proposé une pause inclusive. Une pause inclusive n’est pas une simple pause car il s’agit d’un moment clé consacré à une réflexion passive pour les participants.

La market Place
Les 6 séances de notre market place ont été rempli. Les participants, riches de leurs idées ont présenté tour à tour leur sujet. Et c’est parti pour 1h d’atelier à la recherche des expérimentations.

Petit point d’attention
Nous avons au stade de la market place favorisé le dot voting afin de prioriser les différents sujets. Ceux avec le plus grand nombre de votes ont été choisis pour la 1ère session d’ateliers. Une fois la liste des ateliers établie, chaque porteur de sujet est allé s’installer dans la salle dédié à son sujet avec les participants intéressés.

Petite astuce
Notre marketplace avait été séparée en 6, ce qui correspond au nombre de salles réservées. Nous avions choisi un thème « café » pour le rendre plus drôle et cette idée a bien plu aux participants. 

Lancement des ateliers
Petite astuce pour la partie « ateliers » : faciliter le lancement des premières minutes d’ateliers.
Il n’est pas toujours facile de se focaliser sur un sujet, de penser à des expérimentations tout en évitant d’opter pour des solutions toutes prêtes. Après avoir préparé plusieurs OSA, je peux affirmer que la grande difficulté est de produire des vraies expérimentations et non pas uniquement des actions à faire ou une ToDo liste. Nous en rediscuterons un peu plus loin avec différentes astuces pour aider à faire fleurir les idées.

Encore une astuce : essayez de bien respecter vos timeboxes pour assurer un bon rythme de journée et éviter que les participants ne se dispersent. « C’est fini quand c’est fini ».  Pour annoncer la fin de chaque timebox, j’ai utilisé une cloche pour que tout le monde puisse l’entendre de loin.

photographe Jeff Scher.


La restitution fut un moment agréable. A l’aide du canevas fourni à chaque équipe et mon aide en tant que facilitateur, les participants ont pu préparer leur discours. 

L’efficacité du canevas est visible à ce moment-là. Il apparait comme un support clé pour structurer le discours de chaque groupe. Un speaker par groupe ou bien encore le groupe dans sa globalité à pu présenter ses propositions.
Ce que nous avons apprécié, c’est la curiosité des participants qui cherchaient à prendre connaissances des idées de chaque groupe avant même la restitution, en prenant quelques minutes pour lire les canevas affichés.


La journée se termine
A la fin de la journée nous nous sommes retrouvés avec plus de 20 expérimentations différentes sur le thème.
Nous nous sommes réunis une dernière fois avant de fêter notre journée bien remplie. Point essentiel pour que cette journée soit réellement un tremplin pour le lancement d’expérimentation ; matérialiser la prise d’engagement.
Nous avons beaucoup insisté sur ce point, toute expérimentation sans participants ne serait pas retenue et serait oubliée à jamais. Trois expérimentations n’ont pas trouvé preneurs. La priorisation ayant fait son travail, certaines personnes ont préféré rejoindre d’autres expérimentations. Enfin, le moment de fêter notre réussite était arrivé : direction un petit pub du quartier.

After :
Notre journée fut un grand succès. Tout le monde en parlait et surtout attendait de voir comment la suite allait se dérouler.

Notre plus grand défi était de maintenir l’énergie et l’envie. Pour rendre l’avancement visible et afin d’avoir le plus d’impact, nous avons décidé d’avoir un mur entier dédié à notre management visuel.

Le voici : 

Pour que chaque équipe puisse mieux visualiser les tâches à accomplir et que tous les participants d’un même sujet se mettent d’accord, nous avons réalisé une séance d’affinage pour les expérimentations !

Afin que chacun puisse suivre l’avancement des différents sujets et tâches, nous avons convenus de nous retrouver une fois par semaine sous la forme d’un weekly de 15 minutes. Un des objectifs de ce rituel est de détecter les blocages externes et de permettre de les débloquer (autre SI, Sécurité, politique de la boîte, etc.).

A la fin des trois mois (c’est la durée que nous avions choisi pour les expérimentations) nous avons fait une démonstration de tous les résultats des expérimentations. Il est important de parler aussi bien des expérimentations réussies que de celles qui n’ont pas abouti. 

Quelques remarques et astuces: 
Canevas : Nous avons travaillé sur différents formats de canevas mais je pense qu’on peut encore l’améliorer. On a testé un autre format un peu plus ouvert qui a bien fonctionné et que vous pouvez trouver ci-dessous : 

Expérimentation vs. Action

comme je l’ai déjà mentionné au cours de mon article, les participants ont tendance à aller formuler des actions ou des solutions plutôt que des expérimentations. Parfois ils réussissent à trouver des expérimentations mais celles-ci ne sont pas réalisables. Après plusieurs OSA, nous nous sommes rendus compte que la meilleure façon de garantir l’identification d’expérimentations SMART (Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, Temporellement définies) était d’avoir des facilitateurs qui vont d’atelier en atelier pour discuter avec les participants et s’assurer du bon format de sortie.

Energizer
Nous avons réussi à réduire la baisse de motivation et le petit coup de mou post déjeuner de chacun de nos OSA en organisant un petit energizer.

« Un Energizer est une activité brève destinée à augmenter l’énergie d’un groupe en le faisant participer à une activité physique, en riant ou en engageant ses membres de manière cognitive (résolution de problèmes). »

Nombre de séances au cours d’une session OSA : nous avons fait un test avec deux séances et un test avec trois séances pour une journée. Même si trois séances restent parfaitement faisables, l’animateur doit veiller à bien tenir la timebox, ne pas laisser les participants se disperser tout en les gardant motivés pour la dernière séance qui sera la plus difficile à animer.

Mode facile : Je vous ai indiqué que le mode d’organisation que nous avions choisi était difficile mais vous pouvez le faire en mode facile. Pour le mode facile : simplifier la fresque en utilisant du scotch de peintre pour quadriller le mur avec la MarketPlace.

Voici le résultat  

Au lieu de coller des affiches partout, nous avons juste rappelé les règles au cours des ateliers et aux plénières. Et pour le canevas, nous avons utilisé le mode “pixar pitch” et nous l’avons suggéré en plénière et précisé en passant dans chaque groupe de travail.

Voici un petit aperçu

Tous ces petits détails nous ont permis de réduire notre temps de préparation de moitié. Si vous voulez un événement rapide à préparer et sans prise de tête, partez sur le mode facile.

La loi des deux pieds
La loi des deux pieds est importante. Suite à nos expérimentations, on s’est rendus compte qu’en ajoutant une loi supplémentaire, on obtient de meilleurs résultats. La loi des deux pieds ne s’applique pas à ceux qui ont proposé des sujets.

Proposition de sujet
Limité la proposition de sujets pour chaque personne. Chaque personne a le droit de proposer autant de sujets que le nombre de séances disponibles dans la journée, combiné avec la loi précédente, si quelqu’un propose 2 sujets, il ne pourra participer à aucun autre atelier. On a constaté qu’avec cette règle, on n’a plus besoin de faire de dot voting car les gens réfléchissent et choisissent plus prudemment leurs sujets.

Feedback door
Un autre élément pour vous aider à améliorer votre process c’est le feedback door. Installez une affiche et demandez aux gens de mettre leur feedback et ressenti général sur la journée avant leur départ.

Voici à quoi ressemblait le notre

Voilà, notre aventure d’Open Space Agility se termine ici. Mais la vôtre ne fait que commencer : si vous avez des questions, trouvez des expérimentations à l’aide de vos équipes. Utilisez l’OSA et créez votre propre aventure !