OSA : Des expérimentations, ça se prépare à fond !
Si vous ne savez pas ce qu’est un OSA, nous vous invitons à lire notre article précédent sur les bases de l’Open Space Agility. Dans l’article présent, nous vous partageons notre expérience sur la préparation de cette journée.   

Voyons ensemble mon retour d’expérience sur ma première organisation d’un OSA. Je vais commencer par décrire les préparatifs puis le déroulement d’une journée d’atelier et enfin le suivi des actions jusqu’au prochain atelier OSA. Je vous donnerai à la fin des petites astuces que j’ai récoltées depuis mon premier atelier OSA.

Avant le jour du premier atelier (Préparation) : 
On peut diviser les préparations pour notre atelier OSA en 4 parties : 

  1. La question que l’on se pose
  2. Le lieu
  3. L’agenda 
  4. La préparation de la salle

On va regarder chaque partie en détails.

La question que l’on se pose:
La question est la partie la plus importante car c’est sur cela que tout votre OSA sera basé. Pour notre part, cela nous a pris plusieurs sessions avec le sponsor de cet événement (le manager du plateau) avant de trouver la bonne question et la meilleure façon de la poser.

Une fois la question trouvée, il faut la communiquer à vos équipes et les inviter à participer à l’événement. Il est important de signaler que la participation à cet événement se base sur le volontariat. Car dans le cas contraire, les participants ne se sentiraient pas investis et cela faussera l’esprit de ce qu’on essaie de créer, c’est-à-dire une intelligence collective et participative.

Le lieu:
Il faut maintenant trouver un endroit pour accueillir tout ce beau monde. Quelques petites astuces pour trouver votre lieu idéal :

  • Il vous faut un endroit assez grand pour pouvoir réunir tout le monde en cercle, vous verrez par la suite l’utilité de cela.
  • Vous devez avoir assez d’espace pour construire vos groupes de travail, sans que les uns dérangent les autres, comme plusieurs salles par exemple.
  • Pour connaître la taille de l’espace nécessaire, diviser le nombre de participants simplement par 6. On espère qu’il y aura au moins 6 groupes et maximum 10 participants par groupe de travail.
  • Trouver un endroit à l’extérieur de votre organisation aidera à marquer le coup et les participants se détacheront plus facilement de leur quotidien.

Cela nous a pris un certain temps pour trouver un endroit assez grand qui remplit tous nos critères. C’est probablement la partie qui nous a pris le plus de temps. N’hésitez pas à vous rendre sur les lieux avant de vous décider, cela nous a vraiment aidé pour valider et imaginer notre espace. 

L’agenda: 
Dans toute entreprise réserver une journée entière est compliqué pour l’agenda de tout le monde. Nous avons communiqué la date 45 jours en avance. Mais une fois que cela devient un rendez-vous régulier, un mois en avance est suffisant.

L’étape suivante était de fixer l’agenda de la journée. Il faut tout d’abord décider du nombre de séances de marketplace qu’on prévoit dans la journée. Pour notre OSA, nous avons décidé que faire deux séances dans la journée était suffisant au vu de la complexité de la question et l’habitude des gens. Pour exemple, voici l’agenda de la journée que nous avions fixé :

Petit déjeuner 9h00Plénière14h00
Plénière9h30Marketplace14h30
Marketplace10h00Ateliers15h
Ateliers10h30Restitution et positionnement16h
Restitution11h30After16h30
Déjeuner12h15

La plénière sera le moment où l’on partagera les règles, les principes et la question. Nous répondrons aussi aux questions concernant la démarche et la question. 

Marketplace sera le moment où les participants présentent leur sujet pour démontrer l’intérêt et attirer le plus de monde à intégrer leur groupe de travail. Le nom vient de l’idée d’une place de marché où chacun doit défendre son idée afin d’attirer le plus de monde.

Pendant les ateliers, chaque groupe réfléchira sur les expérimentations qu’il souhaite mettre en place. Chacun sera libre de se déplacer de groupe en groupe pour apporter sa contribution.

Ensuite viendra la restitution qui consiste pour chaque groupe à expliquer les expérimentations imaginées et qui seront mises en place jusqu’au prochain atelier. Étant donné qu’on ne peut pas mettre en place une expérimentation sans participant, ils devront convaincre les autres de choisir et de s’inscrire pour participer à leur expérimentation. C’est à ce moment-là que seront sélectionnées les expérimentations à mettre en place jusqu’à la session suivante.

Pour faciliter la restitution, aider les participants à se focaliser et à proposer des expérimentations, nous avons décidé d’utiliser un canevas. Voici l’exemple que nous avons créé, n’hésitez pas à l’utiliser :

Notre canevas est composé de 5 parties : 

  • Objet : quel est le sujet de notre discussion 
  • Que veut-on tester : suite aux discussions autour de l’objet, ce qu’on voudrait tester
  • Comment veut-on tester : comment on voudrait mettre en place notre expérimentation
  • Qui s’occupe de faire avancer : les personnes qui vont aider à faire avancer l’expérimentation. Vous constatez qu’il y a deux catégories : animateur et participant. Les animateurs sont ceux qui vont mener le sujet et les participants ceux qui vont faire avancer le sujet. Un animateur participe à toutes les réunions liées aux expérimentations alors que les participants n’y sont pas forcés. 
  • Qu’est-ce qu’on a appris : une fois l’expérimentation arrivée à sa fin, qu’elle soit réussie ou non, on notera ce qu’on a appris pour garder une trace. Cela nous aidera pour l’amélioration et la continuité des expérimentations. 

Ce canevas va aider chacun à présenter plus facilement son expérimentation. Et bien sûr le meilleur pour la fin : l’after où l’on se réunira pour se féliciter de cette journée de travail réussie autour d’un verre.

Préparation de la salle :
Une fois notre agenda établi, il faut maintenant réfléchir à bien préparer la salle. Je vous explique comment nous avons fait (en mode difficile) mais vous pouvez alléger et le faire de façon plus simple comme je vous l’expliquerai dans les astuces à la fin de l’article.

Nous avons d’abord créé des posters pour les principes, la loi, ainsi que les animaux totems et en avons produit plusieurs copies pour les disposer partout dans les salles. Ensuite, nous avons fabriqué une fresque pour tenir le calendrier de la journée, ainsi que notre Marketplace et la place pour mettre les sujets pour chaque salle. 

Il faut enfin désigner un animateur ou une animatrice pour la journée. Il ou elle va être garant du bon déroulement de la journée et aura la responsabilité de la timebox. Ces responsabilités lui prendront beaucoup de temps et d’énergie et rendra impossible sa participation aux ateliers. D’expérience, je vous conseille de prendre une personne extérieure à votre organisation. Cela permettra alors à tout le monde de participer à la journée. 

Ca y est ! Nous sommes prêts pour le jour J. Et si vous nous avez suivi à la lettre, vous êtes vous aussi prêts pour votre open space.

Maintenant que vous savez comment préparer votre journée, rendez-vous à notre prochain article pour découvrir tous les détails du déroulement de notre journée, ce qu’il faut faire pour la suite et toutes nos astuces pour que tout se passe bien pour vous.