Kebab Kanban Game

Pizza Kanban Game, c’est bien mais on voulait créer un atelier plus fun. Alors on a pensé à faire un jeu avec de vrais ingrédients: un Kebab Kanban Game !

Préparation :

Pour cet atelier, vous aurez besoin :

• De petits pains pita (nous avons coupé des pains pita en 4 pour avoir des petits sandwiches)
• De la viande, nous avons opté pour deux viandes : poulet et viande hachée
• Des légumes pour remplir les sandwiches, nous avons pris : tomates, salade, concombre et oignons
• Une machine à sandwich, pour chauffer les sandwiches pour qu’ils soient meilleurs (une machine pour chacune des deux équipes)
• Des gants jetables, pour manipuler les aliments
• Des rouleaux de scotch de peintre pour limiter les différents espaces de la chaîne de production

Une fois que vous avez tous les ingrédients, il faut déterminer les différents type de sandwichs possibles. Nous avons décidé de faire 4 types de sandwiches : poulet, viande, végétarien et mixte poulet/viande.

Il faut également créer un modèle de commandes pour les sandwiches. Utilisez une couleur différente pour les commandes urgentes. Voici le modèle que nous avons utilisé pour les commandes (jaune pour commandes normales et rose pour commandes urgentes) :

Déroulement:

Pour cet atelier nous allons faire 4 itérations. Chaque itération va durer 5 minutes. Nous conseillons de faire des équipes entre 4 à 6 personnes. Il peut y avoir autant d’équipes que souhaité. Nous aurons aussi besoin de deux facilitateurs pour noter les temps et faire la validation des sandwiches.

Pour rendre l’atelier plus intéressant, nous introduisons un storytelling. Chaque équipe est une startup dans la restauration. Tous se sont lancés dans la vente de kebabs à emporter. Et tous sont sûrs de leur réussite. Avant de commencer, pour créer un peu de cohésion entre les participants, demander à chaque équipe de choisir un nom. Laissez le temps nécessaire pour trouver un nom et un slogan.

Itération 1:

Dans cette itération, on va demander aux équipes de définir leur chaîne de production. Chaque équipe va imaginer sa chaîne. Une fois qu’ils sont arrivés à une acceptation globale, ils doivent définir leurs étapes et attribuer un espace pour chaque étape qu’on va délimiter avec du scotch de peintre. On va alors demander à chaque équipe de dérouler une fois leur chaîne de production sur une des commandes. Après ce premier essai, faire discuter chaque équipe sur la façon dont s’est déroulé ce premier tour et sur les améliorations qu’ils peuvent apporter.

Itération 2:

Après ce premier tour d’essai, passons aux choses sérieuses ! Avant de se lancer dans l’aventure, il faut préciser que chaque sandwich doit rester dans l’appareil à sandwich 30 secondes.
Nous allons dans un premier temps prendre des commandes de deux types: viande et poulet.
Une fois l’itération finie, nous allons compter le nombre de sandwiches réalisés. Cela nous donne une idée du bénéfice généré. Nous avons décidé que chaque sandwich vaudrait 10€. On note le bénéfice pour chaque équipe.

Ensuite, l’un des facilitateurs valide les sandwichs selon leur conformité et le temps de cuisson. On note dans une seconde colonne le bénéfice mis à jour après avoir retiré les sandwiches non valides. Chaque équipe discute de la « perte » subie par la validation, et de comment améliorer leur processus pour réduire cette perte. On introduit la notion de WIP limit . Une fois la notion comprise par tout le monde, nous demandons s’il existe des WIP limit dans cet atelier. Il y en a au moins un: le nombre de sandwichs que l’on peut mettre dans la machine à sandwich. Demandez ensuite à chaque équipe s’il y a d’autres WIP limits dans leur processus.

Itération 3:

Avant de lancer l’itération 3, nous indiquons aux équipes que le gaspillage va désormais compter dans le calcul du bénéfice. Chaque produit qui est manipulé par un participant mais qui ne finit pas dans un sandwich fini sera compté comme gaspillage. Chaque gaspillage va alors réduire le bénéfice d’une certaine somme. Nous décidons que chaque gaspillage réduit de 2 euros le bénéfice produit.

Nous lançons à présent la 3ème itération. Une fois terminé, on calcule le bénéfice de la même façon que le tour précédent, en ajoutant une troisième colonne avec la prise en compte du gaspillage. Pendant la partie discussion/amélioration, on demande aux équipes de réfléchir à réduire le gaspillage. Vous pouvez introduire la notion de Pull, Push et flux tendus à ce moment.

Il faut toujours commencer par finir

Itération 4:

Dans cette itération, on introduit les deux types sandwichs restants dans la liste des commandes. Laissez un temps aux équipes pour examiner les nouveaux sandwichs et éventuellement adapter leur processus.

Et c’est parti pour la 4ème itération. Dans cette itération, les facilitateurs vont noter le moment où chaque commande est prise en charge et le moment où celle-ci est livrée. Ils vont ainsi calculer le lead time de chaque commande et le lead time moyen de toutes les commandes. Une fois l’itération finie, vous pouvez introduire la notion de lead time et cycle time. Annoncez à chaque équipe son lead time et demander ce que cela signifie pour eux et comment ils peuvent utiliser cette information pour s’améliorer.

Itération 5 :

Dans cette itération, on va introduire la notion de fast-lane. Pour mieux assimiler cela, on ajoute des éléments dans notre storytelling: suite au succès de leur restaurant, Uber Eats les contactent pour leur proposer un service de livraison rapide. Ils sont prêts à payer plus cher qu’une livraison classique. Le prix de sandwich passe alors de 10 à 13 euros. Le seul impératif est de livrer le client dans un délai imparti. Sans cela le client ne paiera pas et cela représentera une perte à 100% pour le restaurant, qui sera déduit du bénéfice final.

Pour décider du temps de livraison, il suffit de prendre le lead time de chaque équipe et l’augmenter de peu. Nous avons pour notre part décidé d’utiliser le lead time sans l’augmenter, pour apporter un peu plus de difficulté à l’exercice.

Une fois le nouveau contexte mis en place, vous pouvez lancer les hostilités. Inondez l’équipe avec uniquement commandes urgentes. Une fois l’itération terminée, demandez aux équipes ce qu’ils ont pensé de ce tour de commandes urgentes.

Si tout est urgent, rien n’est urgent

Il faut utiliser le fast-lane avec précaution. L’équipe doit toujours faire attention à ce qui est vraiment urgent et ce qui ne l’est pas. Laissez les équipes décider comment traiter ce problème.

Itération 6 (facultatif):

Dans cette itération, on va faire comme dans une situation réelle. Quelques commandes urgentes et surtout des commandes normales. Une fois itération finie, discuter du déroulement de l’atelier, des idées pour améliorer leur processus. De plus, vous pouvez aussi leur montrer l’évolution de leur bénéfice produit au cours des différents itérations.

Adapter l’atelier à son public

Quelques astuces :

• Répétez une itération si vous voyez que les équipes n’arrivent pas à produire suffisamment. Cela leur permettra de trouver leur rythme et mettre en place leur processus.
• Insistez sur la notion de gaspillage. Pour la rendre plus visible, n’hésitez pas à augmenter les malus concernant les déchets.
• Gardez un œil sur l’appareil à sandwich et assurez-vous que les équipes laissent le temps nécessaire pour chaque sandwich.
• Ajoutez des facilitateurs supplémentaires si besoin.
• Essayez avec d’autres type d’ingrédients et recette, pourquoi pas des crêpes ? un atelier réussit de Hicham!

Conclusion

Finir la session avec une brève histoire de Kanban (voici les slides). Enfin, demandez aux participants les notions-clés apprises pendant l’atelier. N’hésitez pas à leur demander d’exprimer leur compréhension sur chaque sujet, et s’il y a des gens qui ne sont pas d’accord, à en débattre.